Документация бухгалтерского отдела, проведение архивации и отправка на ликвидацию

Архивацией документов называется процедура подготовки носителя информации к их последующему архивному хранению. Процесс обрабатывания, систематизации и каталогизации документов составляет стандартное копирование документов.

Архивная обработка отчетов бухгалтерского отдела является на сегодняшний день одной из наиболее популярных услуг, поскольку архивное хранение всех существующих на предприятии дел значительно упрощает своевременный поиск необходимой информации. Поэтому в установленном порядке следует проводить экспертизу всех дел для определения бумаг, которые впоследствии отправятся на хранение в архивное учреждение.
Необходимо отметить, что упорядоченный архив позволяет отслеживать документы с истекшими сроками использования, что приводит к более эффективному использованию архивного помещения. Архивы бухгалтерской документации размещены в специально предназначенных для этой цели помещениях в соответствии с утвержденной номенклатурой в упорядоченных папках – делах. Категорически запрещено размещение архивов в неприспособленных для этого помещениях во избежание порчи бухгалтерской документации.

Цикл документооборота берет свое начало с момента документированного оформления хозяйственных операций на предприятии и завершается подготовкой к передаче в архив по окончании отчетного периода (календарного года).

Ликвидация секретных и архивных бумаг

Уничтожение документов, по которым истек архивный срок хранения, проводится «Актом о ликвидации» назначенной согласно Приказу по предприятию комиссией в составе трех человек. В комиссию допускаются лица с соответствующей категорией допуска к секретным источникам. Указанный процесс утилизации документов проводится во избежание рассекречивания и раскрытия коммерческой тайны, если имеется подобная информация, а также во избежание захламления помещения архива. Документы уничтожают путем сожжения либо при помощи специального аппарата – шредера. В настоящее время есть такая техника, которая может уничтожить большое количество макулатуры.

Скан документов и порядок создания электронного архива

Процесс преобразования документов с бумажных носителей в электронные документы называется сканированием и осуществляется специальным прибором – сканером. Сканирование позволяет создать максимально точную копию документа на бумажном носителе с сохранением качества изображения. Хранение информации посредством электронных архивов сводит к минимуму потери документов, обеспечивает моментальный поиск интересующей документации. Не стоит забывать о защите информации, для чего используют пароли, распределяют доступ к информации уровнями допуска определенных лиц.

Многие предприятия не могут самостоятельно проводить такие мероприятия как хранение архива или же утилизировать документы своими силами. Но это и не нужно, ведь есть учреждения, деятельность которых направлена на решение именно таких вопросов. При обращении в них, предприятию предлагается весь спектр оказываемых услуг, от проведения экспертизы, специально сформированной ЭК, вывоз макулатуры и до ликвидации макулатуры, на специальных аппаратах в оборудованном для таких целей помещении.